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相信許多人常常嘮叨著時間不夠用,事情太多做不完等等。使得時間管理成為許多自由創意工作者需要學習和面對的重要課題。

好的時間管理不僅可以幫助你知道事情的輕重緩急之外,還可以讓你做起事情來更從容更有條理,尤其當你是自由工作者得要一人包辦大小事情的時候就顯得格外重要。

當然還有其他方法來幫助你達到良好的時間管理,例如說請個秘書,或者是「請個老闆」,兩者都會告訴你什麼時候該做什麼事情,如果你請不起,或者是不想請的話。就請好好閱讀這篇文章,並付諸實行。

1. 請「組織」並有條理

減少花費那些不必要的時間在尋找文件或檔案上面,因為那絕對是浪費時間和造成工作效率低落的一項重要因素。因此建議把這件事情當作是第一項要務。

雖然說組織工作的方法會因人或者因工作而異,但是基本上的觀念是不變的。你可以試著建立一些分類方式來整理你的工作,例如說在電腦裡面設立不同資料夾作為分類,像是「未完成」「已完成」「很緊急」等。你可以試著建立一些不同的組織系統來試驗看看哪個比較適合你,雖然剛開始會花你一點時間,但是長期而言,這會大大地提升你自己的工作效率。

養成良好有條理的習慣,更可以善盡手上資源,並讓每一分資源發揮到極大值。

2. 清出「獨立」的工作空間

這裡要你開始去思考找到你自己的「專屬」的工作空間。有些人喜歡在每個角落工作,也許今天是客廳,也許是餐桌或書房,這樣一來活像個遊牧民族一樣。看起來好像很隨興愜意,但是實際上很有可能讓你的大腦無法完全進入工作狀態,進而影響效率。

因此,建議你要做下列幾件事情:

1.弄張專屬的桌子

2.把你的大腦調整至「工作中」

3.看看家裡還有哪些沒用到的空間。

簡單的一句話「工欲善其事,必先利其器。」除了工具之外,環境也是器具的一種。想要好好地做事,就好好地把你的工作環境整理一下吧。

3. 利用時間管理工具

現在網路和智慧型手機已經方便到讓你可以有成千上萬種時間管理工具可以使用。

有iPhone的人可以去下載相對應的應用程式來幫助你做時間管理,如果只有Mac的話,裡面的iCal也是個很方便的選擇,就連Google 的行事曆也是不錯的選擇。再者,你是如果你有隨手記事的習慣,建議你可以搭配一本筆記本在身上,那樣會讓你的記錄更加完整有效。

4. 設定目標

在這裡的目標可以不用一定是要正式的,可以是工作上也可以是自我學習目標,完全依照個人的設定習慣運作就可以。如果你不懂得設定目標,那就會很難判斷哪些是重要的,哪些是緊急的。預先設定目標,可以讓你心裡有所盤算,知道還有多少時間可以打混放鬆,避免因為臨時的一些外務,影響了原本要進行的進度。

那要如何把目標記錄下來呢?你可以記在你的腦海裡面,或者是那些你選定要用的時間管理工具。加上一些提醒功能,就能夠讓你相當有條理。另外,建議目標的寫法要明確一點,不管是一次性的目標(例如我這禮拜五要把網站做好),或者是長期性的(我以後每個禮拜一都要去健身房),兩種搭配使用,可以讓你的生活作息更有紀律。

 

5. 設定截止時間

這條線是決定你生死的一條線,只要過了這條線的限制,你的客戶將會對你很不爽,長期下來甚至會離你而去。因此,學習設定最後期限是相當有必要的。這個期限最好是自己設定,免得在自己的心裡面產生一些些的抗拒感,而一再推托,但是到最後還是要做。

這裡有個小技巧,你可以利用噗浪或者是臉書來把你的最後期限「公告」在上面,讓你的朋友們來監督你。

6. 提早計畫

提早計畫可以幫助你對於接下來要做的事情了然於胸,更大的作用是在於計畫好之後可以協助你判斷哪些事情該做哪些事情不該做。雖然說計畫永遠趕不上變化,但是在這裡要奉告各位的是,「如果不計劃,肯定是應付不了變化。」

 

7. 設定優先順序

你一定要有一個優先順序考量標準,可以用顏色、圖樣來作區分。在此建議用顏色是比較容易且直覺的,或者是交叉使用會更棒。這會對你做工作管理的判斷非常有幫助,尤其是當你的時間有限,工作通通卡在一起的時候就顯得很有幫助了。提醒一點,如果你有家人或學習計畫的話,也別忘了要把他們放進去列表之中。

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8. 將工作外包出去

這絕對是有必要的!畢竟我們不是三頭六臂,適度的把超過的工作量(清潔、烹飪)外包給其他人,可以讓你更專注在現在最重要的事情上面。當然,你得要把這些事情交給可以信任的人,免得你又要擔心。

這裡的外包,可以是你的專業項目或者是一般生活事務,只要你找得到適合的人選和對象,肯定會讓你的工作效率和生活品質都同步提升。

 

9. 優化流程

永遠都有可以簡化或優化的空間。只要你用心,相信你現在的工作流程絕對是有進步的空間的。

看看你現在正在做的工作流程當中,有沒有可以簡化,或者是合併的部份。花點時間去檢查,一定會讓你很有收穫。或者是可以找一下其他同行或者是不同行的朋友來幫你檢視,這對提升效率都很有幫助。

10. 適當地拒絕

時間管理上面有一個最大的敵人,那就是「永遠都有事情接踵而來」。這時候,學會適當地拒絕別人,是相當有必要的。

千萬不要覺得拒絕別人是一件很不好意思的事情,如果當有人來問你要不要接這個案子或者是委託你做什麼事情的時候,先想想你做得完嗎?如果做不完的話怎麼辦?這會讓你更加勇敢地說出「不好意思,我最近比較忙,沒辦法接這個案子。」如果客戶真的很想要找你,那就把實際情況告訴他,請他等候,免得到時候責任怪在你頭上。

 

11. 學著找出你最佳的工作時間

當自由工作者最大的優點就在於時間彈性,這讓這些工作者有相當大的「揮灑」空間來作時間安排,當然,也有相當大的「揮霍」空間。

試著去觀察或回想你什麼時候工作效率最好,把你的工作時間安排在那個時段,其他時候就不用勉強自己一定要去工作。當然,如果時間真的有限需要趕工,那你也得要認命。不過我們相信,那應該是前面的幾項工作沒有確實做好的機會比較高。

12. 設定規律的工作時間

這跟前一項找出你最佳的工作時間有關。當你找出最佳地工作時間之後,嘗試著依據這個時段來規劃以後的工作作息表。把你的精力放在工作時段,其他時候就盡量去休息或充電。記得要把休息時間也排進去,一定要強迫自己做些休息,否則,你總有一天會「搾乾」的。

13. 不要浪費時間

看看你一天花了多少時間在MSN上面聊天、檢查噗浪(Plurk)和臉書(Facebook),這些都很容易佔據你的大部份工作時間和效率。限制自己在限定的時間內完成工作,專心在裡面,直到休息時間才去跟你的網友聊天或檢查e-Mail。

14. 避免蠟燭多頭燒

雖然有些人聲稱有「雙核心」或者是「八核心」,但是畢竟沒有人有三頭六臂,一次還是專心做一件事情比較好。如果真的需要多工進行的時候,也建議你將時間規劃的時段縮減成為10-15分鐘。時間到之後再進行切換,會比較有幫助。

當然也有些事情適合多工進行,例如說聊天、檢查e-Mail、上Facebook等,這有時候還可以刺激靈感產生。

 

15. 經常小歇

工作倦怠往往造成工作效率低落,並且嚴重地影響工作產出。而且它往往在不知不覺中出現在我們的身邊,試圖影響我們的工作。對抗它唯一的方法就是中斷工作小歇一下。

中午的時候看看新聞,下午的時候出去散散步,都可以幫助你恢復彈性。千萬別認為這樣很浪費時間,相反地,他可以讓你在接下來的工作中發揮比你休息的那幾分鐘有更高的產出。

 

16. 持續

不管多好的時間管理方法,都少不了「持續」這個良方。這是相當重要且必要的。這表示說不管你是在日常生活或者是工作中都要遵行你自己定下的規則和方法,這樣你才能夠朝著更有效率的工作形態發展。千萬不要輕忽持續的功效,只要持之以恆,你絕對可以扮演一個相當好的自由工作者的角色。

 

 

參考資料:

smashingmagazine

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留言列表 (9)

發表留言
  • mars1226
  • 07的圖出不來
  • mars指的是連結網址中的圖嗎??

    mydesy 於 2010/02/10 18:15 回覆

  • 喇叭T
  • 時間管理太重要了阿阿阿阿阿阿阿阿阿阿阿阿阿阿阿~
  • 是呀,對每個人而言都很重要!! :D

    mydesy 於 2010/02/10 18:10 回覆

  • JR002
  • 噎噎。

    不知不覺,已經熬夜。

    來試試看吧 一一+

    -鋒
  • 嗯,試試上述的方法吧,加油~一定可以不熬夜滴!!

    mydesy 於 2010/02/10 18:13 回覆

  • snake1214
  • 每日進度~跟結案日都很重要勒~

    基本上這是一定要的勒~

    最頭痛的~應該是接別人沒做完的最頭痛吧~

    ㄏㄏ~工作狀態唷~最好是連網跟噗.MSN~FB~都不要碰

    那真的ㄟ沒完沒了~
  • 哈哈~是呀,小服也覺得上MSN、FB還有噗,真的會不自覺浪費許多時間呢!!

    mydesy 於 2010/02/10 18:19 回覆

  • vender11
  • 這真是每個創意人最重要的功課啊^^..我到現在都還控制不好啊><"...自我控制太差啦><"..
  • 不僅是每個創意人要學習時間管理,也是每個人都需要學習的呀~~~XD
    小服的時間管控也還不及格,要跟vender一起努力

    mydesy 於 2010/02/11 18:55 回覆

  • leemneqlyhp
  • 我要引用~^^
    很棒的文章~
  • 歡迎leemneqlyhp引用,麻煩你貼上ㄇㄞˋ點子的連結囉!! :)

    mydesy 於 2010/02/11 18:57 回覆

  • 繪
  • 我工作效率最好的時段就是死線前24小時. XDD
    先祝你們新年快樂~~
  • 哈哈,跟小服念書的時候一樣,死線前24小時是關鍵時刻~~~
    ㄇㄞˋ家人也祝繪新年快樂 :)

    mydesy 於 2010/02/11 18:59 回覆

  • 挖書網
  • 太好了

    這個好!
  • 謝謝挖書網的肯定 :D

    mydesy 於 2010/02/11 19:12 回覆

  • 小四
  • Dead Line 真是無敵霹靂重要!!!!!